Boosting Future Outcomes
En boost för framtidens hälsa!
På KI Innovations utgår vi från innovatörens perspektiv, och hens resa från idé till färdig produkt eller tjänst. Men vi märker att när det är dags att få till ett samarbete eller avtal med offentlig sektor tar det, om inte stopp, så i alla fall väldigt lång tid. I det här projektet har vi undersökt en process där vi utgår från den upphandlande organisationens utmaningar, snarare än färdiga lösningar. Processen bäddar för tidiga samarbeten och samskapande med entreprenörer, innovatörer och andra externa aktörer. Vi hoppas att det ska öka förståelsen för varandras perspektiv och därmed kratta vägen för implementering och mer hållbara lösningar och samarbeten, säger Anna Forsberg, affärscoach med fokus på sociala innovationer på KI Innovations.
Vad?
Boosting future Outcomes var ett 20-månaders projekt (feb 2021- sep 2022) inom EUs ramprogram Social Employment and Social Innovation (EaSI). Projektet har finansierats genom utlysningen ”Actions to boost the financing market for social entrepreneurs”. Av 14 beviljade projekt var detta det enda svenska. Projektets syfte har varit att ta fram en ”snitslad bana” för sociala innovatörer och entreprenörer som vill samarbeta med offentlig sektor och privata finansiärer.
Varför?
Projektet tar sin utgångspunkt i ett antal identifierade hinder för innovationssamverkan mellan offentlig sektor och externa aktörer, såsom sociala entreprenörer. I projektet valde vi att främst adressera följande:
- existerande ersättningssystem främjar inte innovation och långsiktiga effekter
- avsaknad av strukturer för samskapande (såväl offentlig sektor som entreprenörer är fast i sina traditionella roller som beställare och leverantör)
- behov av en koordinerande funktion mellan olika aktörer och nivåer
- bristande kunskap om och erfarenhet av innovativa upphandlingsformer och kontrakt som baseras på hälsoeffekter
Vem?
Projektägare och processledare har varit Social and Health Impact Center på RISE, KI Innovations och Leksell Social Ventures (LSV). Kommunerna Tomelilla och Uppsala samt Region Jönköping har deltagit som projektparter.
Mål?
Projektet har haft som mål att testa en process – en ”snitslad bana” som, om framgångsrik, kan paketeras och skalas, och därmed skapa förutsättningar för offentlig sektor att tillsammans med sociala innovatörer och entreprenörer lösa komplexa utmaningar inom hälsa. Det mer långsiktiga målet är att skapa ökad kvalitet och kostnadseffektivitet i offentlig sektor, med hjälp av externa aktörer.
Hur?
I projektet valde vi att arbeta utifrån ramverket för förkommersiell upphandling – en metod som kan användas då färdiga lösningar inte finns på marknaden och som tar sin utgångspunkt i den offentliga sektorns utmaningar. Lösningarna utvecklas i dialog mellan olika intressenter. Förhoppningen är att processen ska bidra till mer träffsäkra och långsiktigt hållbara lösningar. Strukturen bidrar också till att öppna upp för sociala entreprenörer som kanske inte kvalar in i en traditionell upphandlingsprocess, på grund av till exempel krav på en viss omsättning. Genom den förkommersiella upphandlingsprocessen banas väg för innovation och nya aktörer.
Projektet vill främja ett fokus på utfall, vilket bland annat innebär att tydliga mål sätts upp för vilka hälsoeffekter som ska uppnås tillsammans med en plan för hur dessa ska mätas. Där har RISE bidragit med kompetens genom sin särskilda enhet Social and Health Impact Center (SHIC).
En viktig del i projektet har varit att skapa förutsättningar och strukturer för ett investeringstänk där externa finansiärer skall kunna delta. Även här appliceras en effektlogik, där investeringens framgång mäts i sociala effekter såväl som ekonomiska kostnadsbesparingar. LSV koordinerar arbetet gentemot externa finansiärer.
KI Innovations bidrar med att stötta innovatörer/entreprenörer i att utveckla sina idéer och verksamheter till hållbara lösningar och företag.
Hur gick det?
Under projekttiden har fokus legat på den förberedande fasen.
Av de tre projektparterna valde Tomelilla kommun att gå vidare med en så kallad Request for Information (RFI) – en publik ”förfrågan” om vilken kunskap och vilka aktörer som finns med kunskap om den valda utmaningen och intresse av att delta i den fortsatta processen.
Tomelillas utmaning löd:
Hur kan vi genom nya samarbetsformer skapa mer träffsäkra förebyggande insatser för barn och unga som riskerar en ohälsosam utveckling?
Kommunen fick in ett antal högkvalitativa svar och tittar nu på möjligheten att arbeta vidare med några av aktörerna genom samarbetsavtal. Därmed går projektet direkt vidare till Fas 1 ”Konceptstudie”. I det fortsatta arbete kommer framförallt RISE att bidra med fortsatt kompetens och processledning kring hur konceptstudien kan designas och vilka utfallsmål som bör sättas upp.
Nedan delar vi med oss av några av de insikter vi samlat på oss under projektets gång, till dig som är nyfiken på att prova en förkommersiell upphandlingsprocess.
(Klicka på korten för att läsa innehållet)
Struktur och tillvägagångssätt
STRUKTUR
Förkommersiell upphandling visade sig vara ett hjälpsamt ramverk för att strukturera processen i ett annars explorativt arbete där utgång och resultat är ovisst. Hållpunkter med tydliga aktiviteter och leveranser bör sättas upp för att få framfart i arbetet. En tvärfunktionell projektgrupp är fördelaktigt när komplexa utmaningar adresseras. En intern projektledare med viss förkunskap om innovation och innovativa upphandlingsformer är hjälpsamt, även om nyfikenhet, öppenhet och vilja att delta är viktigast.
Tillit och
Öppenhet
TILLIT OCH ÖPPENHET
Att arbeta med utmaningsbaserad innovation innebär att man undviker att på förhand definiera lösningar eller projektresultat. En viktig del av förarbetet är att engagera projektdeltagarna och skapa nyfikenhet och tillit till processen snarare än slutresultatet. Ett mål med processen är visserligen att hitta lösningar på definierade utmaningar men ett lika viktigt resultat är att själva processen i sig skapar ökad förståelse mellan olika aktörer, ökad samverkan och nya infallsvinklar på ”gamla” problem.
Tydlighet kring
mandat
MANDAT
Koncensus, intern förankring, mandat och avsatta resurser för att delta i projektet hos utmanings- ägaren är av yttersta vikt. Formella beslut behövs kring vem som äger och har rätt att driva processen framåt. Allt detta bör vara klargjort innan externa aktörer involveras. Storleken och komplexiteten i utmaningsägarens organisation visade sig spela roll, där alltför många aktörer och långa beslutsprocesser försvårade projektets framdrift. I sådana organisationer bör därför den interna förankringen säkras i god tid.
Externt
processtöd
EXTERNT PROCESSTÖD
En extern projektledare (såsom RISE, KI Innovations och LSV i detta fall) som håller ihop processen och guidar samtliga deltagare genom den har varit viktigt. Processledaren sätter tillsammans med projektpart upp en tydlig tidplan med aktiviteter och milstolpar. Det bör inte gå för lång tid mellan avstämningar, för att inte tappa fart och framåtanda i projektet.
Tillgängligt och
användarvänligt
TILLGÄNGLIGT
Användarvänlighet i språk och informationsmaterial är mycket viktigt då projektet syftar till att skapa involvering och förståelse mellan ett antal aktörer med olika bakgrunder och erfarenheter. Även workshopmetoder bör vara lätta att ta till sig och inkluderande för samtliga deltagare.
Fokus
på utmaningen
FOKUS PÅ UTMANINGEN
Det visade sig vara av stor vikt att deltagande i projektet grundande sig i en genuin vilja att adressera och lösa en specifik utmaning, snarare än andra drivkrafter (såsom behov av extern finansiering). Vid en uppskalning bör ”intresseanmälan” om att delta komma från kommuner och regioner som redan från start har en vilja att hitta nya vägar framåt inom ett specifikt utmaningsområde. Detaljerna kring utmaningen, formulering etc kan dock utvecklas inom ramarna för projektet.
Kontakta oss gärna för mer info om detaljerna i processen:
